Hoe beheer je logins, widgets, dashboards en rapporten?
Octoboard biedt twee producten aan - Octoboard voor Bedrijven en Octoboard voor Agencies. Ze hebben verschillende prijzen. Uw abonnement kan gebaseerd zijn op een aantal parameters, zoals het totale aantal inloggegevens, dashboards, rapporten en widgets die u in uw Octoboard-account heeft. Voor de volledige lijst met parameters die van invloed zijn op uw abonnement, kunt u terecht op Octoboard voor Bedrijven prijzen. De volgende afbeelding toont er een aantal:
Voor meer informatie over Octoboard-producten en prijzen, kunt u deze Knowledge Base-post bekijken.
Bij de aanschaf van een Octoboard voor Business-abonnement kunt u meer widgets, dashboards en andere bronnen hebben dan is toegestaan in het geselecteerde plan. In dat geval laat Octoboard u niet verder gaan met de aankoop, tenzij u het aantal gemaakte bronnen vermindert. Het platform kan de volgende melding weergeven:
Bij het verbinden met een nieuwe Facebook-pagina of Google Analytics-eigendom in Octoboard voor Agencies, kunt u ook boven de maximale limiet van verbindingen zitten.
Octoboard voor Agentschappen wordt in rekening gebracht op basis van het aantal klanten dat uw bureau beheert. Agentschap klanten zijn bedrijven waaraan u uw diensten aanbiedt. Elke Agentschap klant kan verbindingen hebben met alle cloud applicaties die wij ondersteunen (Facebook, Google Ads en meer dan 60 andere), maar slechts één verbinding per app is toegestaan per klant (bijvoorbeeld één Facebook Pagina per Agentschap klant, één Google Analytics property per Agentschap klant, enzovoort). Als u een licentie aanschaft voor 15 klanten, betekent dit dat u maximaal 15 Facebook klantpagina's kunt verbinden, evenals 15 Google Analytics properties, 15 Google Ads accounts, 15 Twitter accounts, enzovoort.
Als u verbinding maakt met meer bronnen dan is toegestaan in uw Octoboard for Agencies-plan, wordt u gepresenteerd met een dialoogvenster waarin alle bestaande verbindingen worden vermeld. U kunt altijd widgets verwijderen in uw rapporten en dashboards die gebruik maken van een verbinding die u niet langer nodig heeft of upgraden (selecteer een hoger plan).
Deze tutorial legt uit hoe u het aantal dashboards, widgets, verbonden applicaties, gebruikersgroepen en rapporten kunt beheren of verminderen.
Octoboard verbindt met meer dan 60 cloudapplicaties zoals Facebook, Twitter, Google Ads, Zapier, Google Sheets, SQL-databases en anderen. Inloggegevens voor cloudapplicaties zijn zichtbaar binnen uw gebruikersgroepen (klanten). Als u meer verbindingen heeft dan toegestaan in uw plan, kunt u ze verwijderen uit uw account. Om dit te doen, selecteert u eerst de groep (of klant) waarvan u verbindingen wilt verwijderen door de vervolgkeuzelijst rechtsboven te gebruiken, zoals hier getoond.
Vervolgens kunt u de lijst met verbindingen openen door het menu-item BEHEER VERBINDINGEN... te selecteren in het menu rechtsboven:
Blader door de lijst aan de linkerkant om verbindingen te verwijderen, evenals de widgets die ze gebruiken. Als je besluit alleen inloggegevens zonder widgets te verwijderen, kun je later een andere inloggegevens gebruiken om losgekoppelde widgets opnieuw te verbinden.
Het proces om bestaande widgets aan een andere inloggegevens te koppelen, wordt behandeld in de volgende Knowledge Base post.
In veel gevallen wordt één applicatie-login, zoals Facebook-login of Google Analytics-login, gebruikt om toegang te krijgen tot meerdere Google Analytics-eigenschappen (websites). Maar je hoeft slechts één eigenschap van de pagina te verwijderen. Het verwijderen van de hele login is geen goed idee in dit geval, omdat dit ALLE verbonden Google Analytics-eigenschappen of Facebook-pagina's zou verwijderen.
Om slechts één eigenschap te verwijderen, moet je alle widgets verwijderen die die eigenschap gebruiken. Je kunt de volledige lijst met verbindingen downloaden en rapporten of dashboards lokaliseren die de verbindingen gebruiken en individuele widgets of het hele dashboard of rapport verwijderen.
De link om de volledige lijst van gebruikte verbindingen (logins, eigenschappen, rapporten, dashboards en widgets) te downloaden, is beschikbaar onderaan het informatiebericht. U moet beheerder zijn van het Octoboard-account om de volledige lijst te kunnen bekijken, omdat deze gegevens bevat voor alle klanten op het platform. De volgende afbeelding toont deze link:
Gebruikersgroepen (of klanten in Octoboard voor bureaus) bevatten aparte dashboards, rapporten en applicatieverbindingen. U kunt gebruikers uitnodigen om gebruikersgroepen (klanten) te beheren en rollen aan hen toe te wijzen. Voor meer informatie over het beheren van meerdere gebruikersgroepen (klant) kunt u deze Knowledge Base-post lezen.
Gebruikersgroepen kunnen worden geopend door de schakelaar in de rechterbovenhoek van het scherm te selecteren:
U kunt gebruikersgroepparameters inspecteren en configureren door "GEBRUIKERSGROEPEN BEHEREN..." te selecteren in het bovenstaande menu rechtsboven.
Als u meer gebruikersgroepen (of klanten) heeft dan is toegestaan in uw plan, verwijdert u geselecteerde gebruikersgroepen door de VERWIJDEREN-knop te gebruiken die wordt weergegeven op de volgende afbeelding:
U kunt alle gebruikersgroepen behalve de allereerste gebruikersgroep (klant) in uw account verwijderen, zoals beschreven in dit Knowledge Base-artikel dat uitlegt hoe u meerdere klanten beheert in Octoboard.
Je kunt aparte rapporten en dashboards hebben in je gebruikersgroepen (klanten). Je plan kan het totale aantal beperken. Als het totale aantal dashboards en rapporten in alle gebruikersgroepen (klanten) boven de toegestane limiet ligt, gebruik dan de menu-items DASHBOARDS BEHEREN... en RAPPORTEN BEHEREN... die hier worden weergegeven om er een aantal te verwijderen:
Gebruik het paneel aan de linkerkant en de VERWIJDEREN-knoppen (hieronder weergegeven) om dashboards en rapporten te verwijderen die je niet nodig hebt. Bezoek je gebruikersgroepen (klanten) om alle dashboards en rapporten in je account te controleren.
Om erachter te komen hoeveel widgets (grafieken, diagrammen, tabellen, kaarten) je hebt in het account, ga naar beschikbare gebruikersgroepen (klanten) en selecteer BEHEER DASHBOARDS... en BEHEER RAPPORTEN... menu-items zoals eerder beschreven.
In het paneel aan de linkerkant zie je welke dashboards (of rapporten) de meeste widgets gebruiken. Je kunt widgets één voor één verwijderen of hele dashboards of rapporten verwijderen. Om een rapport te verwijderen, gebruik de VERWIJDEREN-knop of het VERWIJDEREN-menu-item zoals hier getoond:
Octoboard for Agencies platform voert periodiek beveiligings- en gebruiksaudits uit. Tijdens de audit kijkt het platform naar alle widgets die worden gebruikt in rapporten en dashboards en berekent het hoeveel cloudtoepassingen zijn verbonden, hoe vaak verbindingen worden verwijderd en opnieuw worden verbonden en of er sprake is van overtreding van verbindingsdrempels.
Als tijdens een audit het systeem constateert dat uw account meer verbindingen gebruikt dan het aantal klanten dat u heeft gekocht, wordt er een dialoogvenster weergegeven waarin alle verbindingen, bronnen en klanten die ze gebruiken worden vermeld (zie afbeelding hieronder). Om eventuele problemen die door de audit worden benadrukt aan te pakken, kunt u ofwel widgets verwijderen die verbindingen gebruiken die u niet langer nodig heeft, of u kunt uw account upgraden (extra klanten aanschaffen).
Om ongebruikte widgets te verwijderen, kunt u het bovenstaande proces volgen (sectie "Het aantal widgets beheren"). Klik op de link "Volledige lijst downloaden..." om een tekstbestand te genereren waarin alle klanten, rapporten, dashboards en widgets die verbindingen gebruiken worden vermeld.
